As principais vantagens da gestão documental para as empresas

As principais vantagens da gestão documental para as empresas

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Gestão documental: conheça as principais vantagens para as empresas

A gestão documental é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. Hoje em dia, existem cada vez mais dados nas empresas, o que dificulta o acesso rápido à informação, potencia a perda de documentos e complica a tomada de decisões. A implementação de um sistema de gestão documental permite que as empresas consigam gerir a sua informação não estruturada. Neste artigo vamos abordar as principais vantagens da gestão documental para as empresas!

Desmaterialização

Um sistema de gestão documental permite que os documentos em papel sejam digitalizados, dando origem a documentos eletrónicos que são classificados e ficam disponíveis segundo determinados critérios. Desta forma, será muito mais fácil consultar faturas e contratos, por exemplo.

Controlo dos fluxos de informação

Com um sistema de gestão documental torna-se mais fácil garantir a segurança da informação pois existe conhecimento sobre o local onde esta se encontra. Com estes sistemas, também se consegue definir processos e garantir que estes são cumpridos a partir do momento em que um novo documento chega à organização até ao seu tratamento e catalogação.

Redução de custos e aumento da produtividade

Esta é a vantagem que mais agrada aos gestores. Como existe maior rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos, os colaboradores ficam livres para desempenhar outras tarefas que tragam produtividade à empresa. A redução de custos é uma consequência deste aumento de produtividade. Outro fator que contribui para a poupança é a menor necessidade de espaço de armazenamento, o que constitui uma despesa pesada na maior parte das empresas.

Pesquisa facilitada

Os sistemas de gestão documentam fornecem um motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou características, localizando de imediato o mesmo, em qualquer momento e em qualquer lugar. Os documentos podem ainda ser conectados a sistemas de monitorização do negócio como o Multipeers, tornando-se fontes de dados importantes para a tomada de decisões.

Redução do número de documentos

A utilização de software especializado em automação de processos é essencial para as organizações e permite que se reduza o número de documentos. As vantagens são imensas, começando pela facilidade em encontrar a informação até à diminuição (ou até mesmo eliminação) do uso de papel nas empresas.

Menor risco de perda de informação

Os documentos em papel são mais difíceis de catalogar e mais suscetíveis de se perderem. Com o grande volume de informação que chega às empresas diariamente, torna-se humanamente impossível gerir todos os dados disponíveis. Com o uso de um sistema de gestão documental é mais fácil guardar a informação e garantir que nenhum dado importante se perde.

A situação económica atual faz com que as empresas tenham como objetivos principais aumentar a produtividade e reduzir custos. A tecnologia, quando bem utilizada, é um importante aliado da gestão de empresas e contribui em grande escala para melhores níveis de rendimento.